대동제 체험부스 준비, 총학생회가 챙겨야 할 예산·결재·섭외 실무

대동제 체험부스, 총학생회는 왜 처음이 어려울까

총학생회·축제기획단 임원은 1년에 한 번, 많아야 임기 중 한두 번 대동제를 준비합니다. 체험부스 자체는 익숙해도, 예산을 어떻게 편성하고 품의를 어떻게 올리고 학교 승인은 무엇을 챙겨야 하는지는 매번 새로 부딪히는 절차입니다. 이 글은 체험부스 프로그램 추천이나 동선 설계가 아니라, 총학생회·축제기획단이 대동제 체험부스를 준비하며 실제로 막히는 행정·섭외 절차를 정리했습니다. 프로그램 선택과 대기 동선은 이미 다른 글에서 다뤘으니 아래에서 링크로 안내합니다.

체험부스 예산, 언제 어떻게 편성할까

대동제 체험부스는 보통 축제 전체 예산 중 부스·콘텐츠 항목으로 편성됩니다. 총학생회 예산은 학생회비·학교 지원금·후원 등 여러 재원으로 구성될 수 있어, 어느 항목에서 얼마를 쓸 수 있는지부터 정리해야 견적을 요청할 때 범위를 좁힐 수 있습니다.

• 부스 개수와 프로그램 종류를 먼저 정하기보다, 먼저 쓸 수 있는 예산 범위를 확인한 뒤 그 범위 안에서 프로그램 구성을 상담하는 순서가 조율이 빠릅니다.
• 체험부스 단가는 프로그램·인원·시간에 따라 달라지므로, 정확한 금액은 예상 참여 인원과 운영 시간을 알려주시면 맞춤 견적으로 안내받을 수 있습니다.
• 예산이 확정되지 않은 상태에서도 범위를 두고 문의하면, 그 범위 안에서 가능한 구성을 제안받을 수 있습니다.

품의·결재 절차에서 막히지 않으려면

총학생회·축제기획단이 예산을 집행하려면 내부 품의(지출결의) 절차가 필요합니다. 품의를 올릴 때 필요한 서류는 학교·단체마다 다르지만, 공통으로 요구되는 것은 아래와 같습니다.

• 견적서: 프로그램·인원·비용이 명시된 문서로, 상담 단계에서 안내받을 수 있습니다.
• 계약서: 예산 집행의 근거 서류로 요구될 수 있습니다. 다만 계약서는 예약이 확정된 이후에 작성되는 문서라 상담 단계에서 바로 받을 수는 없습니다. 품의 일정상 계약서가 필요하시다면, 예약 확정 절차를 먼저 진행한 뒤 계약서를 받아 품의를 올리는 순서가 됩니다.
• 사업(행사) 계획서: 축제 전체 계획서 안에 체험부스 항목을 포함해 작성하기도 합니다.

학교·학생회 내부 품의 양식이나 결재선은 소속 학교·단체 규정에 따라 다르므로, 담당 부서(학생지원팀 등)에 미리 확인해두는 것이 안전합니다.

학교 승인, 무엇을 함께 준비해야 할까

대동제는 학생회 자체 행사이지만 학교 시설(운동장, 잔디광장 등)을 사용한다면 학교 승인 절차도 함께 거쳐야 합니다. 학교마다 요구하는 서류와 절차는 다르지만, 체험부스와 관련해 확인받는 항목은 다음과 같습니다.

• 부스 설치 위치와 개수(전체 배치도 안에 포함)
• 운영 시간과 철수 시간
• 화재·안전 관련 사전 신고 여부

이 부분은 학교 행정 절차이므로 총학생회·축제기획단이 담당 부서와 직접 확인해야 하는 영역입니다. 체험부스 업체가 안내할 수 있는 것은 부스 운영에 필요한 공간 규모, 진행 방식 정도이며, 학교 승인 자체를 대행할 수는 없습니다.

부스 배치는 총학생회가 정할까, 업체와 협의할까

부스 위치는 총학생회가 전체 배치도를 기준으로 정하고, 그 안에서 동선·간섭을 줄이는 방법은 업체와 협의합니다. 대기 줄 관리, 구역 분리 같은 동선 설계 실무는 대학축제 체험부스 운영 시 동선 설계 팁에서 별도로 정리했으니 참고하시기 바랍니다.

체험부스 업체 섭외, 무엇을 확인하고 계약할까

여러 업체 견적을 받고 나면 가격만으로 비교하기 쉽지만, 당일 실제로 진행하는 전문가를 업체가 알고 있는지, 재료·집기 준비 범위가 명확한지, 취소·환불 조건이 문서로 남는지가 더 중요합니다. 이 기준은 체험부스 업체 견적 비교, 가격 말고 이것부터 확인하세요에 정리해두었습니다. 어떤 체험 프로그램이 대동제 방문객층에 잘 맞는지는 대학축제 체험부스 프로그램 추천 — 준비부터 섭외까지를 참고하면 도움이 됩니다.

섭외 시점도 중요한데, 대동제가 몰리는 9~10월은 문의도 함께 몰리는 성수기입니다. 여름방학 중 미리 문의해두는 편이 원하는 프로그램·날짜를 조율하기 유리하다는 점은 체험부스 섭외 타임라인 — 언제 문의해야 할까에서 자세히 다뤘습니다.

대동제 당일, 총학생회 내부 운영 분담은 어떻게

체험부스 업체가 현장에서 프로그램을 진행하는 동안, 총학생회·축제기획단 내부에서도 역할 분담이 필요합니다.

• 부스 담당자: 부스별로 1명씩 배정해 업체와의 연락, 현장 애로사항을 전달받는 창구 역할
• 현장 총괄: 부스 전체를 순회하며 동선·안전 상황을 점검하는 역할
• 비상 연락망: 우천 등 돌발 상황 시 학교 시설 담당·안전 담당과 즉시 연락할 수 있는 체계

업체와 사전에 협의한 내용(운영 시간, 배치, 우천 대응 등)을 현장 담당자에게 미리 공유해두면, 당일 총학생회 임원이 매번 업체와 처음부터 확인하지 않아도 되어 운영이 한결 수월합니다.

정리

대동제 체험부스 준비는 프로그램을 고르는 일보다 예산 편성, 품의·결재, 학교 승인, 업체 섭외, 당일 분담까지 이어지는 행정 절차가 먼저입니다. 예산 범위를 먼저 확인하고, 품의에 필요한 서류를 준비하고, 학교 승인 절차를 병행하면서 업체를 섭외하는 순서로 진행하면 처음 준비하는 총학생회·축제기획단도 절차를 놓치지 않을 수 있습니다. 파티시엘은 타로·퍼스널컬러·네일아트·캐리커처·캘리그라피·페이스페인팅·핸드마사지 7종 체험부스를 대동제·대학축제에 전국 출장으로 운영합니다. 품의에 필요한 견적서는 상담 단계에서 안내해 드리며, 계약서는 예약이 확정된 이후에 작성됩니다. 예산 범위와 예상 참여 인원, 희망 날짜를 알려주시면 그에 맞춰 안내해 드립니다.